Wprowadzenie licznych przepisów dotyczących ochrony danych niejawnych, w tym danych osobowych, spowodowało konieczność wypracowania nowoczesnych, bezpiecznych metod przechowywania dokumentów firmowych. Jak robić to poprawnie, nie narażając się na odpowiedzialność?
[Artykuł sponsorowany]
Nowocześnie, czyli elektronicznie
Nowoczesność ma wymiar cyfrowy - co do tego nikt już dziś nie ma wątpliwości. Nawet ustawodawca coraz częściej pozwala (a zdarza się, że i nakazuje) przedsiębiorcom przechowywać dokumenty w tej formie. Faktury elektroniczne, akta osobowe w wersji cyfrowej czy umowy przesyłane za pomocą skanu nikogo już nie dziwią.
Problem w tym, że tego typu dokumentacja wymaga zupełnie innego zabezpieczania, niż tradycyjny papier. Choć wygodna i praktyczna, generuje wiele dylematów w zakresie ochrony danych. Ich kradzież jest powszechnym zjawiskiem, przed którym trzeba się odpowiednio zabezpieczyć.
Jak zabezpieczyć dane elektroniczne?
Dane przechowywane w formie elektronicznej wymagają zabezpieczenia na kilku poziomach. Najczęściej pliki są chronione hasłem, które nie może być oczywiste, a więc łatwe do odgadnięcia. Specjaliści rekomendują, aby zawierało co najmniej:
jedną wielką literę,
-
jedną cyfrę,
-
znak specjalny (wykrzyknik, dwukropek, pytajnik itp.).
Ponadto dostęp do dokumentów powinny mieć wyłącznie osoby uprawnione. W niektórych firmach nie przechowuje się ich w programach typu ERP, a na dyskach, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo. Wypracowanie dobrej metody jest jednak złożonym zagadnieniem. W dużej mierze zależy bowiem od specyfiki prowadzonej działalności i ilości procedowanych dokumentów. W razie wątpliwości warto poprosić o pomoc ekspertów. Firma archiwizacyjna HSM Recycling świadczy usługi na rzecz podmiotów gospodarczych w zakresie przechowywania i niszczenia dokumentów.
Digitalizacja dokumentów - czy warto?
Zabezpieczenie dokumentacji papierowej jest trudne, dlatego dobrym rozwiązaniem jest skanowanie, pozwalające przejść na formę elektroniczną. Dzięki temu nie musimy chronić akt papierowych przed zalaniem, zawilgoceniem czy degradacją wskutek upływu czasu. O ile jednak skanowanie bieżących dokumentów nie sprawia większego problemu, o tyle przejście z archiwum papierowego na archiwum cyfrowe jest o wiele większym wyzwaniem.
Chcąc się go podjąć, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów, dla których przechowywanie, zabezpieczanie i niszczenie dokumentacji to codzienność. Odpowiednie wsparcie pozwala w krótkim czasie uporać się z papierem, jednocześnie zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych.
Najczęściej wybierane